Pour la bonne marche des activités au sein d’une entreprise, il est bien d’utiliser des logiciels. Parmi ceux-ci, il y a le logiciel de gestion des mails. Ceci vous permettra de bien gérer vos messages et de donner une suite à vos contacts dans un délai raisonnable. Outlook est un logiciel de gestion des messageries qui se trouve dans l’Office de Microsoft. Il est vrai que son utilisation n’est pas compliquée. Mais il faut des astuces pour mieux le faire. Nous vous donnons des astuces pour cela.
Pour la rapidité de la gestion de votre e-mail
Dans l’optique de gagner du temps, vous avez alternative d’utiliser les raccourcis. Par exemple, pour répondre à un courrier électronique, cliquez sur alt+r. Afin d’expédier le mail vous avez la possibilité de cliquer sur alt+s. Sélectionnez les combinaisons.
Si vous avez un texte déjà copié dans votre presse-papier et que vous voulez vous en servir pour envoyer un mail, il suffit d’appuyer CTRL+V et un nouveau mail est généré.
Avec Outlook, on peut en finir avec le désordre dans la boîte. Vous avez l’opportunité de procéder à la création de dossiers en vue du rangement de vos mails. Pour cela, utilisez la section » boite de réception « . Votre email sera rangé.
Il y a aussi la possibilité d’utiliser Outlook pour définir des critères afin de classer les courriers et pour la réception d’alerte lorsque vous recevez un message important dans votre boîte réception . Vous devez créer une règle en vous rendant dans la section menu.
En vue de la création d’un modèle de courrier électronique à envoyer, il suffira de concevoir ledit modèle et de l’enregistrer sous un nom. Quand vous voudrez vous en servir, vous rechercherez ce nom. Ceci vous permettra de ne plus perdre du temps à réécrire les mêmes mails.
Pour ne pas perdre du vue un courrier que vous n’avez pas encore lu, il est important de le définir en tant que tâche à exécuter. Pour le faire, vous n’aurez qu’à faire un clic sur le symbole de drapeau qui est en haut.
Utiliser gmail dans Outlook est chose possible. Le faire nécessite que vous activiez d’abord une fonctionnalité. Ce n’est rien d’autre que l’IMAP. Après cela, vous devez suivre le guide que Google met à votre disposition.
Pour faciliter l’envoi et la réception des mails
Il peut arriver que vous ne soyez pas toujours disponible pour répondre aux mails. Dans ce cas, les messages automatiques rassureront les clients que vous allez leur donner suite.
Comme les lettres physiques, vous pouvez signer vos courriers. Dans la logique de concrétiser cela, appuyez successivement sur fichier, option et finalement la partie courrier.
Changer la couleur et même la police et l’adapter à vos exigences est faisable. Il faut juste que vous alliez dans » courrier » et sélectionner » papier à lettre et police »
Avec Outlook, plus besoin de transférer un mail au patron traditionnellement. Il y a une fonctionnalité » au responsable » qui vous permet de le faire.
Ce logiciel vous permet d’importer certains fichiers. Faites ça grâce à l’option d’exportation
Pour réduire le temps passé dans la gestion de vos mails
Pour faire cela, ajoutez les adresses de tous ces destinataires dans le champ appelé cci. Si le champ n’est pas visible, utilisez à ou cc.
Pour cela, il existe une fonctionnalité. Dans » courrier », choisissez » réponse et transfert »puis la section de la fermeture devra être cochée.
Il y a la possibilité d’intégrer un fichier du genre dans votre mail. Cliquez juste sur » insérer » et » capture ».
Vous n’êtes pas obligé d’envoyer les mails juste après les avoir écrits. Il est donc possible de remettre l’envoi après en cliquant pour diffuser plus tard.
Pour utiliser ce logiciel comme messagerie, vous devez entrer dans la section menu et cliquer sur les programmes par défaut. Ensuite, il ne restera qu’à choisir le logiciel.
Pour mieux gérer votre boîte mail
Pour revoir une alerte, vous pouvez entrer dans l’option » paramètre d’alerte sur votre bureau ».
Dès que vous recevez ou écrivez un mail, en temps normal il est attaché aux messages ultérieurs dans la même conversation. Mais vous pouvez le supprimer.
Généralement, on sait qu’un mail ne peut dépasser 20 mo. Mais il arrive que des mails dépassent cette limite. Il faut au préalable supprimer la limite. La ligne appelée Maximumattachmentsize vous permet de repousser la limite ou de la supprimer.
Le calendrier que propose Outlook des fois n’est pas compatible à votre disponibilité. Vous pouvez le changer alors en vous servant de l’option » calendrier ».
Dès que vous modifiez vos programmes, vous pouvez bien modifier les dates. Ainsi, vous n’êtes plus obligé de préciser les dates comme de coutume. Mettez juste » chaque dernier mardi du mois ». Les messages seront automatiquement envoyés.
Cet outil est aussi fonctionnel sur ce logicielGrâce à cela, vous allez ouvrir un raccourci vers cette conversation.
Par défaut, dès que vous lancez une recherche, seuls les résultats de recherches qui ont été trouvés dans le dossier que vous avez ouvert vous seront montrés. Il est possible de rechercher dans tous les dossiers. Pour ce faire, allez dans la partie des recherches et choisissez » tous les dossiers ».
Vous avez la possibilité de bénéficier de compléments dans votre microsoft Outlook. Ce sont des trucs astuces.
